‼️Vorweg: Ich gebe hier keine Rechts- oder Steuerberatung. ‼️Keine Infos für Freiberufler.
Diese Infos sind nur ein kleiner Überblick. Bevor du dein Business gründest, solltest du dich unbedingt von einem Experten beraten lassen. Ein Steuerberater, Rechtsanwalt oder Unternehmensberater kann dir helfen, die richtige Rechtsform zu wählen, alle Formalitäten zu erledigen und deine Steuer- und Versicherungspflichten zu erfüllen.
Bitte beachte, dass sich das geltende Recht ständig ändern kann. Auch durch das Steuertransparenzgesetz gibt es viele Änderungen, die mich bei meiner Gründung noch nicht betrafen.
Lediglich beschreibe ich die Punkte, die man erledigen sollte, wenn man ein Handmade-Business starten möchte. Ich gebe KEINE Garantie auf Vollständigkeit oder Aktualität. Jeder ist in der eigenen Pflicht, sich entsprechend zu informieren. Aber vielleicht kann ich ein paar Anhaltspunkte und Hinweise geben, was alles zu beachten ist. Ich hätte mir nämlich bei meinem Start so eine Hilfe sehr gewünscht.
Also: wie starte ich ins Handmade-Business als Kleinunternehmer?
Alles beginnt mir dem Business-Plan. Man kann auch ein Kleingewerbe nicht einfach so aus dem Stand eröffnen, auch wenn man das gerne möchte. Okay, man kann schon, aber es ist ratsam, sich ein wenig Zeit zu lassen und sich einen genauen Plan aufzustellen.
Dort schreibst du auf, was du herstellen möchtest, welches Material du benötigst, ob Geräte oder Maschinen angeschafft werden müssen, wo du arbeiten kannst, wo du lagern kannst. In diesem Zusammenhang musst du dich eventuell mit dem Markenrecht auseinandersetzen. Beim Deutschen Patent- und Markenamt findest du heraus, ob deine Produkte Markenrechte verletzen.
Ein weiteres Puzzleteil sind die Lizenzen für Schnittmuster, Plotterdateien, Vorlagen, Schriftarten, Motive usw. Diese sind meistens nicht für gewerbliche Zwecke zu verwenden. Oft kann man beim Ersteller eine Lizenz erwerben oder schlicht die Erlaubnis zur gewerblichen Nutzung. Das muss unbedingt VOR dem Verkauf geschehen, denn Abmahnungen sind in dem Bereich recht beliebt und sehr kostspielig.
Daraus resultiert die Frage, ob und wie viel Geld du erstmal investieren musst. Evtl. ist ein Gespräch mit deiner Bank interessant.
Wichtig ist auch, dir klar zu machen, ob du dein Unternehmen dauerhaft als Nebenjob betreiben, du im Kleingewerbe bleiben und nicht in die Regelbesteuerung möchtest. Diese Überlegung solltest du in deinem Businessplan vermerken. Stelle dir die berühmt-berüchtigte Frage: Wo sehe ich mich in fünf Jahren?
Werde dir klar darüber, wie viel Zeit dein Business beanspruchen darf und ob du innerhalb dieser Zeit das erledigen kannst, was du erledigen musst. Falls dein Gewerbe ein Nebenverdienst sein soll, wie es bei den meisten zumindest am Anfang der Fall ist, ist es ratsam, einen Zeitplan zu erstellen, in den du deine festen Arbeitszeiten für dein Business einträgst. Der Aufbau und die Pflege eines Online-Business beansprucht gerade am Anfang viel Zeit. Plane dies ein! Die Herstellung deiner handgemachten Produkte benötigt ebenso Zeit, wie die Bearbeitung von Bestellungen, Beantwortung von Kundenfragen und das Ordern von Material.
Vergiss nicht, dass du auch Freizeit benötigst! 😊
Der Plan steht, die Ideen sind da, ich wäre dann soweit!
Ich kenne das mit der Ungeduld zu gut. Man steht in den Startlöchern und will endlich loslegen. Okay, dann los:
Melde dein Gewerbe beim Gewerbeamt an (häufig teil des Ordnungsamtes)! Informiere dich bei deiner Stadtverwaltung/Gemeindeverwaltung; die Vorgehensweise und die Kosten können unterschiedlich sein. Auf jeden Fall benötigst du einen gültigen Ausweis. Ich konnte bei meiner Stadt die Anmeldung online erledigen. Die Kosten betrugen ca. 25 Euro. Eine Kleingewerbeanmeldung gibt es in dem Zusammenhang nicht. Es nennt sich allgemein einfach Gewerbeanmeldung. Wird das Kleingewerbe alleine gegründet, handelt es sich um ein Einzelunternehmen.
Wichtig ist, dass du dir vorher genau überlegst, wie deine Firma heißen soll, zu welcher Gewerbekategorie sie gehört und was du verkaufen möchtest. Das ist auch wichtig für die Einsortierung zur IHK (Industrie- und Handelskammer) oder Handwerkskammer. Bei beiden fallen verpflichtend jährliche Gebühren an. Keine Sorge, es gibt für Neugründer Befreiungen oder Ermäßigungen. Das Amt leitet deine Gewerbeanmeldung an die entsprechende Kammer und auch an das Finanzamt weiter. Bitte erkundige dich, ob eine Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft für dich erforderlich ist.
Kleinunternehmer nach §19 UStG
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG bekommst du vom Finanzamt einen Bescheid über deine neue Steuernummer. Wenn du online verkaufen möchtest (davon gehe ich aus), benötigst du auch als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-ID. Evtl. bekommst du diese direkt von deinem Finanzamt mitgeteilt. Wenn das nicht der Fall ist, kannst du die Nummer hier beantragen: BZST
Als Kleinunternehmer bist du grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit und weist diese in deinem Shop nicht aus. Wenn du aber z.B. bei Etsy (ausländisches Unternehmen) verkaufst, bist du verpflichtet, die Umsatzsteuer auf die Etsy-Gebühren zu zahlen. Das nennt man Reverse Charge Verfahren und ist wichtig für die Vorsteuer-Anmeldung, die du (meistens quartalsweise) machen musst. Der ausländische Unternehmer (z.B. Etsy) erstellt eine Netto-Rechnung für die Gebühren; die Umsatzsteuer auf diese Gebühren zahlst du mit der Vorsteueranmeldung an dein Finanzamt. Bitte informiere dich über das Reverse Charge Verfahren bei deinem Finanzamt oder Steuerberater.
Übrigens: die Kleinunternehmerregelung gilt, so lange dein Jahresumsatz unter 22.000 Euro liegt. Übersteigt dein Umsatz diese Summe, gilt im nächsten Jahr die Regelbesteuerung. Auch hier gibt es weitere Regelungen, die ich nicht weiter darstelle.
Verpackungslizenz
Eine Sache, die sich unter vielen Online-Gewerbetreibenden noch nicht herumgesprochen hat, ist die Verpackungslizenz. Diese zu erwerben ist Pflicht. Dazu melde dich zunächst bei Lucid an. Die Vorgehensweise ist dort genau erklärt. Du erhältst eine kostenlose Lizenz-Nr. (beginnend mit DE), die du dann bei einem Lizenzierungspartner angibst. Lizenzierungspartner sind z.B. Lizenzero, activate by Reclay oder der Grüne Punkt. Vergleiche die Preise der verschiedenen Anbieter und wähle den für dich günstigsten aus.
Lizenzieren musst du deine gesammten Verpackungsmaterialien wie Kartons, Polstermaterial, Klebeband usw. Du berechnest dafür deine ungefähren Jahresmengen (am Anfang muss man das schätzen) und bekommst dann eine Rechnung darüber. Papier und Pappe ist das Günstigste. Keine Sorge beim Schätzen: Nachmeldungen sind möglich und auch ganz normal.
Um die Sache noch spannender zu gestalten: in der EU hat fast jedes Land seine eigenen Verpackungsverordnungen. Das bedeutet, dass du für jedes Land, in das du versenden möchtest, eine Verpackungslizenz benötigst. Da ich selbst nur innerhalb Deutschland verkaufe, bin ich diesbezüglich nicht auf dem neuesten Stand. Ich weiß aber, dass z.B. Österreich und Frankreich in der Hinsicht besondere Herausforderungen darstellen.
Leider ist eine fehlende Lucid-Lizenz-Nr. ein beliebter Abmahngrund.
Hier findest du wichtige Infos zu verschiedenen Lizenzthemen: Lizenzero Blog
Buchhaltung – ein leidiges Thema
Am liebsten würde ich den ganzen Tag nähen und basteln und neue Ideen entwickeln, aber da gibt es ja noch die lästige Buchhaltung. Ich habe dafür schon ziemlich früh ein Programm gebucht. Bedenke, dass eine Buchhaltungssoftware zusätzliche Kosten verursacht, in meinem Fall die monatliche Abo-Gebühr.
Dennoch bereue ich es nicht, die Software zu verwenden. Ich habe mich für Lexoffice entschieden, da ich damals einen Rabattcode dafür bekam. 😊Es gibt aber auch SevDesk, Papierkram und noch so einige andere.
Der Vorteil der Buchhaltungssoftware ist, dass ich dort Rechnungen schreiben, Belege erfassen kann und mit ein paar Klicks meine Ausgaben direkt für die Steuererklärung aufgelistet bekomme. Das erleichtert mir meine Arbeit sehr. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, die Bankkonten zu verknüpfen.
Als Kleinunternehmerin ist man verpflichtet, eine sog. Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen (EÜR). Das macht die Software ganz alleine, wenn man alle Einnahmen und Aussagen ordentlich verbucht.
Übrigens: Als Kleinunternehmerin bist du nicht verpflichtet, Rechnungen zu schreiben. Das gilt für den Verkauf an Privatkundinnen. Bei Geschäftskundenkontakten ist das anders. Auf deiner Rechnung muss allerdings unbedingt vermerkt sein, dass es sich um umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß §19 UStG handelt. Für die Buchhaltung ist es meiner Meinung nach aber übersichtlicher, Rechnungen zu erfassen.
Apropos Bankkonto: Du solltest von Anfang an ein Geschäftskonto anlegen, damit Privates und Geschäftliches direkt getrennt ist. Pflicht ist das für ein Kleinunternehmen zwar nicht, aber einfacher ist es dennoch. Es gibt inzwischen sogar kostenlose Online-Geschäftskonten. Wenn du dir unsicher bist, frage in deiner Bank nach den Konditionen dort.
Finanzamt – der Schrecken der Kleinunternehmerinnen
Das ist natürlich Quatsch 😊. Die Steuer ist ein leidiges Thema, aber der Umfang hält sich zumindest für uns Kleinunternehmerinnen doch in Grenzen. Mit einer ordentlichen Buchhaltung ist das schnell gemacht. Tipps kann ich hier keine geben, da ich keine Steuerberaterin bin, aber zwei Hinweise:
Reverse Charge ist eine wichtige Sache. Seit 2023 sind Verkaufsplattformen wie Etsy, Ebay, Amazon und so weiter dazu verpflichtet, die Umsätze ihrer Verkäufer an die jeweiligen Finanzämter zu melden. Also, informiere dich über das Thema.
Auf der Seite der Finanzverwaltung NRW gibt es eine gute Übersicht über die Kleinunternehmerregelung.
Das gibt es für andere Bundesländer natürlich auch im Internet zu finden. 😊
Der andere Tipp ist ein Online-Kurs zum Thema Buchhaltung und Finanzen. Besonders für den Start ist dieser Kurs zu empfehlen. Er ist übersichtlich gestaltet und du kannst auch immer wieder nachschlagen, wenn du dir bei einer Sache unsicher bist. Erklärt wird das Ganze mit der Buchhaltungssoftware Lexoffice, aber auch ohne LO gibt es jede Menge Tipps, damit die Steuererklärung ihren Schrecken verliert.
Hier der Affiliate-Link: Buchhaltung für dein Handmadebusiness
Last but not least: die Krankenversicherung
Die meisten werden am Anfang noch über ihren Hauptjob versichert sein. Solange man unter bestimmten Bemessungsgrenzen liegt, ist das okay. Genaueres wird dir aber deine KV gerne mitteilen. Entscheidend sind hier der Gewinn und die wöchentlichen Arbeitsstunden für dein Gewerbe.